中央区役所市民課における戸籍謄抄本等交付申請書の誤廃棄

1.概要

中央区市民課で2021年3月に受付をした戸籍謄抄本等交付申請書を誤廃棄したと思われることが、2024年5月8日（水曜）に判明しました。

現在のところ、個人情報が外部へ流失した事実は確認されておりません。

2.紛失した資料

2021年3月（1か月間）に受付をした戸籍謄抄本等交付申請書1箱分（約1,400件）

3.戸籍謄抄本等交付申請書に記載する情報

窓口に来られた方の住所・氏名・生年月日、戸籍謄抄本等が必要な方の本籍地・生年月日・戸籍の筆頭者名、必要な戸籍謄抄本等の種類、使用目的、提出先等

4.経緯

2021年3月に受け付けた戸籍謄抄本等交付申請書については、2024年12月31日まで保存期間が定められており、保存期間経過後は廃棄することとなっています。戸籍謄抄本等交付申請書は市民課から外部に持ち出す書類ではなく、保存場所は執務室内にあり、業務時間外は施錠されているため、盗難の可能性を含めて情報が流出することはなく、保存する箱に貼付するラベルに誤った廃棄時期等を記載してしまったものと考えられます。

5.再発防止策

書類の適正な保存・管理・廃棄を行うことについて関係職員に周知徹底し、再発防止に努めます。個人情報保護の重要性、厳格な取り扱いについて、研修を通じて改めて周知徹底します。